クラウド会計徹底解説｜初心者でも失敗しない選び方とメリット・デメリット

「クラウド会計」は、インターネット経由で利用できる最新の会計ソフトウェアで、場所や端末を問わずリアルタイムに経営状況を把握できる点が大きな魅力です。

従来のインストール型ソフトと比べて、導入から運用までの手間が大幅に削減され、自動仕訳やAI-OCR、法改正への自動アップデートなど、最先端の技術が多数搭載されています。

この記事では、クラウド会計の基本的な仕組みとメリット・デメリットを解説し、スタートアップから中小企業、個人事業主まで、あらゆる事業者に最適なサービスの選び方をご紹介します。

クラウド会計とは「インターネット上で動く会計ソフト」

クラウド会計とは、インターネットを通じて提供されるクラウドサービス型の会計ソフトのことです。

従来のようにソフトウェアをパソコンにインストールして使うのではなく、Webブラウザやスマートフォンアプリからログインして利用します。

データや機能はインターネット上のサーバー（クラウド）に保管・管理されており、ユーザーはそのサーバーにアクセスして操作する仕組みです。

以下のような背景により、クラウド会計は急速に普及しています。

背景	内容
業務のデジタル化	中小企業のDX推進が求められ、紙ベースの帳簿や手入力作業が見直されている。
働き方改革・リモート化	在宅勤務や外出先での仕事が増え、どこでも使える会計ソフトが必要に。
法改正対応の負担増	インボイス制度や電子帳簿保存法など、複雑化する制度変更に柔軟対応できるシステムが求められている。

中でも、電子帳簿保存法の改正（2024年1月完全施行）によって「帳簿の電子保存義務化」が進み、クラウド会計の導入が加速しています。

これにより、経営状況の「見える化」が瞬時に行え、いつでも正確な財務データを参照できるのが最大の特徴です。

クラウド会計の基本的な仕組みと特徴

クラウド会計ソフトは、以下のような構造で成り立っています。

• ソフトの更新やデータのバックアップは、サービス提供者が実施。
• 利用者はブラウザやアプリを通じてログインするだけで常に最新の状態で作業可能。
• 銀行口座やクレジットカード、レジなどの外部サービスと連携して、自動的に取引データを取得・仕訳。

特徴	内容
マルチデバイス対応	パソコン、スマホ、タブレットなど複数の端末で同時利用可能。
複数ユーザー同時作業可	経理担当者・経営者・税理士が同時にアクセスし、作業・確認できる。
データの一元管理	どこからアクセスしても常に最新の会計情報を共有できる。
法令対応の自動化	税率変更、インボイス制度なども自動アップデート。
自動仕訳・AI補助	過去のデータを学習して仕訳の自動化・提案を行う。

これにより、業務効率だけでなく「経営判断のスピード」「税務リスクの回避」など、経営全体に対する効果が期待できます。

クラウド会計とインストール型の違い

クラウド会計とインストール型（オンプレミス）会計ソフトの最大の違いは、「どこにソフトウェアとデータが存在し、誰がアップデートと保守を担うか」です。

クラウド会計はインターネット経由でベンダー管理のサーバー上にアクセスし、自動アップデートや多拠点・多端末対応、柔軟なサブスクリプション課金を特徴とします。

一方、インストール型は自社PCや社内サーバーにソフトを配置し、初期費用を投じた買い切り型が一般的で、自社内での保守・バックアップ・法令対応が必要になります。

以下で、技術的・運用的観点から詳細に比較します。

配置・管理形態の違い

項目	クラウド会計	インストール型（オンプレミス）
配置場所	ベンダーのクラウドサーバー（AWS・Azure等）	自社PCまたは社内サーバー
ハード管理	提供会社がインフラ運用・セキュリティ管理を実施	自社IT部門／ベンダー常駐がハード・OS・ネットワークを管理
アップデート	自動で常に最新（法改正・機能追加を即時反映）	手動でパッチ適用／バージョン購入が必要
バックアップ	多重冗長バックアップ・地理的分散（RPO/RTO保証）	自社で定期的なテープ・外部媒体バックアップの運用が必須
導入所要時間	数分～数時間（アカウント発行のみ）	数日～数週間（ソフト調達・インストール・初期設定）

アクセス性や多端末対応とコストの違い

• クラウド会計は、ブラウザや専用アプリさえあれば世界中どこからでもアクセス可能です（24/7体制）。
  外出先や在宅勤務でもリアルタイムのデータ参照・更新ができ、VPNやリモートデスクトップが不要となります。
  
   
• インストール型は基本的にインストールされた端末からのみ利用。
  リモート時はVPNやリモートデスクトップ、証明書発行など別途VPN環境整備が必要になるケースが多いです。

項目	クラウド会計	インストール型
初期費用	低～無料（月額／年額契約のみ）	高額（ライセンス購入＋OS／DB環境構築）
ランニングコスト	月額／年額サブスクリプション課金（ユーザー数・機能数連動）	保守契約料＋バージョンアップ費用（任意）
設備投資	不要（CAPEXをOPEX化）	サーバー・ストレージ・ネットワーク等の投資が必須
コスト予測性	明確（月額×契約期間）	変動しやすい（障害対応や追加ライセンス購入など）

クラウド会計は「即時性」「柔軟性」「運用負荷の軽減」を求めるビジネスに最適であり、特にリモートワークや法令対応が頻繁な中小・成長企業で大きな効果を発揮します。

一方、カスタマイズ性やオフライン対応が重視される場合は、インストール型を検討すべきケースもあります。

自社のITリソース、運用体制、コスト構造を踏まえ、最適な選択を行ってください。

どんな人・企業に向いているのか？

クラウド会計は「柔軟性」「自動化」「スケーラビリティ」の三大価値を兼ね備えており、特に下記のようなタイプの事業者に大きなメリットをもたらします。

• スタートアップ：リソースが限られる中、コストを抑えつつ素早く経理基盤を構築できる。
• 中小企業：複数機能を一元管理して運用負荷を軽減し、成長曲線に合わせて利用範囲を拡張可能。
• フリーランス・個人事業主：専門知識なしで簡単に確定申告・請求管理ができ、経理コストを最小化できる。
• 成長企業・エンタープライズ：拠点やユーザー数の急増に伴うIT負荷をクラウドで吸収し、内部統制機能も強化可能。
• 非営利組織（NPO）：透明性が求められる資金管理をクラウド上で行い、ドナーへの報告や監査対応を効率化。
• リモート・分散チーム：物理的拠点を問わず同一データを共有し、リアルタイムでコラボレーション可能。

スタートアップ

• 限られたリソースで迅速導入：初期投資を抑えつつ、契約後すぐに会計基盤を立ち上げられるため、開発や営業へのリソース集中が可能です。
• スケールに応じた機能拡張：社員数や取引量が増えたタイミングで、上位プランや追加機能を即座に利用開始でき、ビジネスの成長を阻害しません。
• 投資家向けレポート作成支援：リアルタイムで最新の財務データをダッシュボード化でき、ピッチ資料や期中レポートの作成を効率化します。

中小企業

• 業務の統合化：請求管理、経費精算、給与計算など複数システムを一本化し、イレギュラー作業や二重入力を削減できます。
• リモートワーク対応：オフィスと在宅、外出先を問わず同一環境で作業可能。組織規模が10～50名程度の企業に最適です。
• コストの明確化：月額サブスク型のため、IT部門を持たない中小企業でも運用コストを予算化しやすくなります。

フリーランス・個人事業主

• 簡易申告サポート：青色・白色申告書類の作成機能や、電子申告モジュールを備えたプランがあり、確定申告がスムーズに。
• コスト最小化：無料プランや月額1,000円台から利用可能で、利益率の高いクリエイター業やコンサル業に適しています。
• 時間創出：レシートOCRや自動仕訳によって作業時間を大幅に削減し、本業に専念できる時間を確保します。

成長企業・エンタープライズ

• ユーザー管理と内部統制：仕訳承認ワークフローや監査ログ機能を備え、大規模組織のガバナンス要件にも対応可能です。
• グローバル展開支援：多通貨・多言語機能を持つ製品を選べば、海外拠点を含む会計業務を一元管理できます。
• 拡張性・連携強化：ERPやBIツール、CRMなどとのAPI連携が豊富で、既存システムとの統合が容易です。

非営利組織（NPO）

• 透明性の確保：寄付金や助成金の収支をクラウド上で記録し、ドナーへの報告書をリアルタイムに作成可能です。
• 監査対応：データは改ざん防止措置が取られた状態で保持され、電子署名やアクセス履歴の出力もサポートされます。
• コスト効率：寄付や補助金で運営する組織にとって、オンプレミスのシステム構築よりも初期・運用コストを抑えられます。

以上のように、クラウド会計は事業規模や業種を問わず、さまざまなニーズに柔軟に対応できます。

自社の業務プロセスや成長フェーズ、ITリソースを鑑みて最適なサービスを選ぶ際の参考にしてください。

クラウド会計のメリットとデメリット

クラウド会計は、インターネット経由で利用できる会計ソフトウェアで、従来のインストール型と比較して「導入・運用の手軽さ」「自動化」「多拠点・多端末対応」など多くのメリットがあります。

一方で、「インターネット依存」「セキュリティリスク」「ランニングコスト」などのデメリットも存在し、導入前には自社の業務環境やネットワーク状況、予算計画を慎重に検討する必要があります。

クラウド会計のメリット

導入前に知っておきたいクラウド会計のデメリット・注意点

注意点	内容・対策	根拠・事例
インターネット依存	回線ダウンで業務停止リスク → モバイル回線の予備確保	台風や地震時に一時アクセス不能となった事例あり
ランニングコスト	長期利用で累積負担増 → 導入前に5年・10年の試算が必須	5年後コストは買い切り型の1.2倍に達する試算あり
操作感の違い	提供会社＋自社で二重管理 → 2要素認証・IP制限必須	ID漏洩が原因の不正ログインは導入企業の1%程度
カスタマイズ性	画面遷移が多い・マウス操作多用 → 無料トライアルで確認	従来ソフト経験者の20%が「操作性に戸惑いあり」と回答
データ移行	データフォーマット不一致 → 移行ツール／代行サービス利用	他社移行失敗率は10%程、専門代行で成功率99%
紙保存義務	法定帳簿は紙or電子要件クリア → 電子保存運用ルール策定	電子帳簿保存法違反で指摘事例が年数件報告あり
税理士連携	対応ソフト・UI習熟度確認 → 事前に税理士とテスト共有	非対応税理士と導入後に二度手間となった事例

主要3社のクラウド会計ソフト比較

製品名	月額（税抜）～	銀行連携数	自動仕訳レベル	UI特長	無料トライアル	強み・根拠
freee会計	980円	約20行	★★★★☆	初心者向け、スマホ最適	30日	AI-OCR採用、スマホアプリダウンロード数No.1※
MFクラウド会計	900円	100行超	★★★★★	会計経験者にも馴染む	1ヶ月	API連携数業界最多※、AI学習精度向上機能あり
弥生会計 Next（オンライン）	無料～	約30行	★★☆☆☆	デスクトップ感覚	2ヶ月	弥生税理士ネットワーク加盟事務所数No.1

まとめ

クラウド会計は、従来の会計業務を効率化し質を向上させるツールです。

インターネットへの依存や継続的な費用といったデメリットはありますが、場所や時間に縛られない柔軟性、業務の自動化による効率向上、リアルタイムな経営状況の把握、ペーパーレス化、法改正への自動対応など、それを上回る多くのメリットがあり、特にリソースが限られる中小企業や個人事業主にとって価値が高いです。

最適なソフトは企業の状況やニーズによって異なり、万能な答えはありません。

事業規模、業種、スキル、必要な機能、予算、将来性を総合的に考慮し、無料トライアルを活用しながら慎重に選ぶことが重要です。

適切なクラウド会計ソフトを導入・活用することで、経理業務の負担が軽減され、経営者は本業に集中でき、迅速な意思決定や経営力強化、そして事業の成長に繋がります。